ادارة المكاتب والتخطيط والتنظيم
أيام
تذكير بموعد الدورة
يهدف البرنامج إلى إكساب المشاركين الأسسالعلمية السليمة لأعمال السكرتارية و الأرشفة الإلكترونية و إدخال تطبيقات الحاسبالآلي حيز التنفيذ في إدارة الأعمال اليومية لتحسين المخرجات وتداول المعلوماتباستخدام التكنولوجيا المعلوماتية الحديثة.
o تعريف مدير المكتب
§ مسئوليات وواجبات مدير المكتب
§ علاقات مدير المكتب
0 الإلمام بالعمل المكتبي:
§ الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
§ مقومات الشخصية الهاتفية
§ سلوكيات الاتصال الهاتفي
§ معالجة المكالمات الهاتفية الواردة
§ معالجة المكالمات الهاتفية الصادرة
0 استقبال الزوار وتنظيم المواعيد:
§ القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم المقابلات
§ أنــواع الزوار
§ تنظيم وجدولة المواعيد الكترونيا
o تنظيم الاجتماعات:
§ دور مدير المكتب قبل وأثناء وبعد عقد الاجتماع
§ تقنيات تنظيم الاجـتماعـات
o تنظيم السفريات:
§ أسباب ودوافع السفريات
§ المعلومات المطلوبة لتنظيم السفريات
§ التخطيط لسفريات الرئيس
§ استخدام الانترنت في تنظيم سفريات الرئيس
o الاتصالات الإدارية:
§ الأسلوب التنظيمي
§ إجراءات المعاملات الواردة والواردة الكترونيا
§ إجراءات المعاملات الصادرة الكترونيا
§ متابعة المعاملات الواردة الكترونيا
o إجراءات حفظ الوثائق والأرشفة الالكترونية:
§ التصنيف
§ الترميز
§ الفهرسة الالكترونية
§ المسح الضوئي
o إعداد المراسلات الكتابية والتقارير
· تزويد المشاركين بالمعلومات النظرية الأساسية حول إدارة المكاتب والإطار العامللوظائف الإدارية والمساعدة ذات العلاقة بمدير المكتب.
· إكساب المشاركينالمهارات الإدارية والسلوكية اللازمة لممارسة أعمال إدارة المكاتب من مختلف جوانبهاالتطبيقية التي يمكن أن تساعد المدير في تسهيل أعماله وتيسير اتخاذ قراراته.
· الارتقاء بمستوى المشاركين الفكري والعملي على حد سواء عن طريق تفاعلهممع بعضهم البعض وتبادل خبراتهم وعرض تجاربهم من جهة ، وتفاعلهم مع المحاضر من جهةأخرى وذلك لتمكينهم من التعرف على المشاكل التي تواجههم في أعمالهم وطرق حلها.
· إطلاع المشاركين على أحدث الأجهزة والمعدات والمكتبية في مجال المكاتب منخلال النماذج المتنوعة ذات العلاقة.
- لجميع مدراء المكاتب
- الإداريين
- السكرتارية.